Approvazione nuovi moduli degli atti dello stato civile (16/11/2020)
MINISTERO DELL'INTERNO - DECRETO 9 novembre 2020 Approvazione dei nuovi moduli per la redazione degli atti dello stato civile. (20A06256)
(GU n.285 del 16-11-2020)
Titolo I
Modulistica per la redazione degli atti dello stato civile
IL MINISTRO DELL'INTERNO
Visto il regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238 (Ordinamento dello
stato civile) nella parte mantenuta in vigore dall'art. 109 del
decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396;
Visto il decreto del Ministro di grazia e giustizia in data 7
luglio 1958 (Approvazione dei moduli per i registri dello stato
civile e delle formule per gli atti dello stato civile), emanato in
attuazione dell'art. 15 del citato regio decreto n. 1238/1939;
Visto il decreto del Ministro di grazia e giustizia in data 18
novembre 1967 (Scrittura a macchina degli atti dello stato civile);
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000,
n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione
dell'ordinamento dello stato civile) ed, in particolare, l'art. 109,
comma 3, che prevede che con decreto del Ministro dell'interno sono
stabilite le disposizioni che si rendono necessarie per la tenuta dei
registri dello stato civile nella fase transitoria antecedente «alla
entrata in funzione degli archivi informatici di cui all'art. 10 del
regolamento»;
Visto il proprio decreto in data 27 febbraio 2001 («Tenuta dei
registri dello stato civile nella fase antecedente all'entrata in
funzione degli archivi informatici»), emanato in attuazione del
citato regolamento;
Visto l'art. 1, comma 1, del decreto legislativo 1° dicembre 2009,
n. 179, in relazione all'allegato 1 allo stesso decreto, che ha
dichiarato indispensabile la permanenza in vigore del regio
decreto-legge 19 dicembre 1936, n. 2380 recante «Norme per garantire
la conservazione della carta e della scrittura di determinati atti e
documenti» (limitatamente agli articoli da 1 a 17 e 19), tra cui i
registri dello stato civile;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri in data
21 marzo 2013 recante «Individuazione di particolari tipologie di
documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di
esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della
conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di
conservazione sostitutiva, la loro conformita' all'originale deve
essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio'
autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed
allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5,
del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni»;
Visto l'art. 1, comma 28, lettere a) e c), della legge 20 maggio
2016, n. 76 ed il successivo decreto legislativo 19 gennaio 2017, n.
5 recante «Adeguamento delle disposizioni dell'ordinamento dello
stato civile in materia di iscrizioni, trascrizioni e annotazioni,
nonche' modificazioni ed integrazioni normative per la
regolamentazione delle unioni civili»;
Considerato che e' in atto la sperimentazione di un primo modello
digitale di registro di stato civile nell'ambito della realizzazione
dell'«unico archivio informatico» di cui all'art. 10 del citato
decreto del Presidente della Repubblica n. 396/2000, ora «archivio
nazionale informatizzato dei registri di stato civile tenuti dai
comuni» ai sensi dell'art. 62, comma 2-bis, del decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni ed integrazioni;
Considerato che, nelle more del completamento della realizzazione
del suddetto archivio nazionale informatizzato, al fine di conseguire
complessivi risparmi di spesa, appare opportuno procedere
contestualmente alla riduzione del formato dei fogli utilizzato per i
registri suddetti modificando le caratteristiche tecniche attualmente
previste e riformulando le modalita' di redazione - a mezzo di
strumenti informatici - degli atti dello stato civile, secondo
criteri di uniformita';
Visto il parere favorevole della Presidenza del Consiglio dei
ministri - Ministro per la pubblica amministrazione e la
semplificazione in data 20 febbraio 2014 alla riproduzione dello
stemma della Repubblica e la dizione «stato civile» sulla carta
filigranata utilizzata per la redazione degli atti di stato civile;
Vista la nota dell'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.a.
in data 22 ottobre 2020 in ordine alle caratteristiche della carta,
degli strumenti di scritturazione ed alle modalita' di conservazione
della documentazione analogica per gli atti dello stato civile;
Decreta:
Art. 1
Approvazione moduli
1. Sono approvati i moduli per la redazione degli atti dello stato
civile, riportati nell'allegato 1 al presente decreto, in
sostituzione dei modelli di cui al decreto del Ministro di grazia e
giustizia in data 7 luglio 1958.
2. I moduli sono redatti in doppio originale e sono preventivamente
vidimati dal prefetto o da un suo delegato, secondo quanto disposto
dal decreto ministeriale 27 febbraio 2001.
Art. 2
Formati
1. Il formato dei fogli utilizzati per i moduli e' cm 21,0 × 29,7,
come indicato nell'allegato 1, con esclusione di qualsiasi altro
formato.
2. I fogli presentano una cornice preposta a contenere il testo
dell'atto da redigere.
3. La cornice ha dimensione 18,5 × 27,0 cm. La stessa si discosta
dal margine interno di cm. 1,5 e dal margine esterno di cm. 1,0. Il
margine superiore ed il margine inferiore misurano 1,35 cm.
4. Lo spazio all'interno della cornice e' suddiviso in tre riquadri
da utilizzare per le indicazioni di cui all'art. 6. Tali riquadri
hanno le seguenti dimensioni:
a) il riquadro A ha come limiti il margine superiore e quello
interno della cornice. La sua dimensione in cm. e' di 11,5 × 2,5;
b) il riquadro B ha come limiti il margine superiore e quello
esterno. La sua dimensione in cm. e' di 7,0 × 2,5;
c) il riquadro C occupa la parte restante del foglio, con
dimensione in cm. pari a 18,5 × 24,50.
5. Nella parte del foglio collocata tra la cornice ed il suo
margine superiore, con allineamento a destra per le pagine dispari ed
a sinistra per le pagine pari, e' indicato il numero progressivo
assegnato a ciascuna pagina che compone il registro.
6. La prima pagina dei registri degli atti dello stato civile e' in
formato A4, conforme al modello di cui all'allegato 2.
7. L'indice annuale, che chiude i registri degli atti dello stato
civile, passa dal vigente formato a quello A4, con l'aspetto grafico
riportato nell'allegato 3, senza variazione del contenuto testuale
attualmente in vigore.
Titolo II
Caratteristiche tecniche relative alla carta, alla scritturazione,
alla stampa e alla conservazione degli atti dello stato civile
Art. 3
Caratteristiche tecniche relative alla carta
1. La carta da utilizzare per la scritturazione degli atti dello
stato civile deve essere filigranata, riportante l'emblema della
Repubblica e la dizione «stato civile». La carta deve essere di
formato esclusivamente pari a cm. 21,0 x 29,7 e deve essere conforme
alla SPECIFICA TECNICA riportata nell'allegato 4, cosi' assicurando
il mantenimento inalterato delle proprieta' chimico-fisiche che
garantiscono leggibilita', resistenza al maneggio e durabilita' del
documento.
Art. 4
Caratteristiche tecniche relative alla scritturazione
1. La scritturazione degli atti dello stato civile deve avvenire
utilizzando prodotti, sistemi e tecnologie che assicurino il
mantenimento inalterato delle proprieta' chimico-fisiche della
scrittura.
2. Indipendentemente dalla tecnologia utilizzata, la stampa degli
atti di stato civile deve avvenire, con l'impiego di mezzi di
contrasto conformi a quanto prescritto dalla norma ISO 11798
«Information and documentation - Permanence and durability of
writing, printing and copying on paper - Requirements and test
methods».
Titolo III
Modalita' di redazione degli atti dello stato civile
Art. 5
Utilizzo di sistemi informatici
1. Per la redazione degli atti dello stato civile sono utilizzati
sistemi informatici, su fogli privi di testo prestampato, utilizzando
moduli conformi all'allegato 1 al presente decreto, che vanno
scritturati con le formule in vigore.
2. Nella redazione dell'atto va utilizzato uno dei seguenti
caratteri di scrittura (FONT): ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, SANS
SERIF 10, BITSTREAM VERA 10 o similari con una interlineatura esatta
pari a 12 punti tipografici.
3. L'atto, cosi' redatto, stampato in doppio originale e firmato in
base alla normativa vigente, e' conservato nei registri di stato
civile nei termini di cui all'art. 16 del regio decreto 9 luglio
1939, n. 1238.
4. In caso di comprovata inutilizzabilita' dei sistemi informatici,
l'ufficiale di stato civile redige l'atto direttamente su supporto
cartaceo, con l'obbligo di inserirlo non appena possibile nel sistema
informatico in uso.
Art. 6
Modalita' di scritturazione
1. La scritturazione dell'atto deve avvenire all'interno della
cornice di contorno del modulo rispettando i seguenti criteri:
a) all'interno dell'area indicata come riquadro A devono essere
riportati i dati relativi al tipo di atto e alla sua classificazione
in parte, serie, nonche' al numero dell'atto stesso;
b) all'interno dell'area indicata come riquadro B devono essere
riportati i dati relativi al/ai soggetto/i cui l'atto si riferisce,
seguendo modalita' specifiche per le diverse tipologie di atto, cosi'
come stabilito dall'ordinamento dello stato civile;
c) nello spazio restante, all'interno della cornice, indicato
come riquadro C, deve essere riportato il testo dell'atto e le
annotazioni allo stesso;
d) il testo che, fino alla data di entrata in vigore di questo
decreto, era presente come prestampato sui diversi moduli di atto,
distinti per tipo, parte, serie, dovra' essere scritturato, di volta
in volta, a seconda dei casi nel corpo dell'atto dall'ufficiale di
stato civile;
e) nel redigere l'atto, l'ufficiale dello stato civile e' tenuto
unicamente all'inserimento del testo strettamente essenziale alla
compilazione dello stesso secondo le formule vigenti, ivi comprese le
parti di testo precedentemente presenti nei moduli prestampati.
Art. 7
Annotazioni
1. Le annotazioni dovranno essere riportate in calce all'atto in
ordine cronologico seguendo il disposto degli articoli 102 e 103 del
decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396
continuando ad utilizzare le formule vigenti. Le annotazioni relative
agli atti redatti precedentemente all'entrata in vigore del presente
decreto possono essere apportate anche a margine dell'atto, in ordine
cronologico.
Titolo IV
Disposizioni finali
Art. 8
Clausola di invarianza finanziaria
1. Le attivita' del presente decreto saranno realizzate con le
risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione
vigente, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza
pubblica.
2. Gli uffici dello stato civile utilizzano i registri del formato
precedentemente in uso fino all'esaurimento delle forniture gia' in
corso e comunque non oltre il 31 dicembre 2022.
3. Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a
quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Roma, 9 novembre 2020
Il Ministro: Lamorgese
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